Poprvé virtuálně pro Office DEPOT
Důležitost našeho systému příprav i managementu vzdáleně připojených hostů z různých zemí pro bezproblémový průběh virtuální akce potvrdila obchodní konference klienta Office Depot, která se konala poprvé online.
Naše dlouhodobá spolupráce se zákazníky na poli integrování AV techniky motivovala zákazníka Office DEPOT k první konzultaci z hlediska možností vhodné formy uspořádat jejich plánovanou virtuální akci u našeho eventového týmu.
Postupnou analýzou potřeb i cílů akce jsme zákazníkovi připravili ucelený koncept akce ve virtuálním prostoru. Inspirovali jsme zákazníka možnostmi našich studií i celou řadou již uskutečněných virtuálních eventů.
Díky jasně strukturovaným krokům před – v průběhu – i po akci i harmonogramu příprav, jsme klientovi dokázali, že projít bezproblémově všemi fázemi od dramaturgie celé akce, přípravami všech podkladů, sepsání scénáře, uskutečnění on-line průběhu a vysílání, až po finální analýzu dat, reporting a záznam celého dění, nemusí být díky našemu propracovanému konceptu a profesionálnímu týmu vůbec složité.
Přípravy napříč zeměmi
Během čtyřměsíčních příprav jsme několikrát diskutovali, v jakém formátu bude tato akce uspořádána. Vzhledem k opatřením v dané době i největšímu počtu výhod jsme se nakonec ustálili na centralizovaném vysílání ze zabezpečeného prostředí virtuálního studia Cubex.
Postarali jsme se před akcí o veškeré služby.
Vytvořili jsme registrační microsite, na které se návštěvníci zaregistrovali, poté obdrželi konfirmační i přihlašovací údaje. Našli zde také veškeré informace k akci.
Aby byl celý průběh vysílání sjednocený, bylo důležité vytvořit kompletní grafické materiály, které celou akci doprovázely po celou dobu akce. Ať už se jedná o grafiku v pozadí studia, odpočty oznamující začátek akce, titulky, které uvádějí řečníky ve vysílání, či jingly pro jednotlivé prezentační bloky – vše do sebe jednotně zapadalo.
Interakce, která nesmí chybět u žádné on-line konference, během které si přejete udržet pozornost vzdáleného publika, probíhala přímo na eventové microsite, kde se vzdálení diváci zapojovali do průběhu dění formou chatu, kladení otázek a soutěže.
Díky mezinárodní účasti hostů se využil tlumočnický hub, který zajistil možnost tlumočení celého průběhu z českého originálu do anglického jazyka, a to v reálném času a přímo ze studia. Angličtí posluchači měli možnost si v rámci eventové microsite zvolit preferenční jazykový kanál a užít si tak skvělou kvalitu překladu bez šumů a zbytečných ruchů, které tlumočnický hub úspěšně eliminuje.
Harmonogram akce
Akce byla rozdělena do dvou stěžejních částí.
V první, „konferenční“, bylo klíčové sdělit si vzájemně výsledky firmy za uplynulý rok. Nesměl chybět ani pohled do budoucna a klíčové informace o vizi a strategii příštích let. V online provedení jsme dbali především na správné odbavení sdíleného obsahu, zajímavé grafické rozložení prezentačních oken, čitelnost prezentovaného obsahu i dynamiku pohledů přenášených ze studia tak, aby vysílání bylo pro diváka zajímavé.
Druhá část, věnovaná vyhlašování kategorií „Nejlepší zaměstnanec firmy“, bylo vrcholem celé akce, na které všichni účastnici napjatě očekávali. Vítěze každé kategorie jsme nejen postupně připojili vzdáleně, ale připravili jsme jeho slavností audio-video projev tak, aby se každý oceněný interaktivně objevil v animovaných 3D oknech, kartách plujících ve virtuálním studiu. Odhalení vítězů jednotlivých kategorií doprovázely další studiové 3D efekty snášejících se zlatých konfet, rotace karet a zvukové fanfáry, které dodávaly vyhlášení správný šmrnc.
Celou akcí provázel všech 300 připojených diváků generální ředitel firmy.
„Chci vám ještě moc poděkovat, věřím, že vás to s námi taky bavilo a že výstup byl v něčem jiný, ba dokonce lepší, než jste na podobných projektech zvyklí. Věřím, že to nebyl poslední projekt,“ sdělil nám po akci marketingový manažer Jiří Novotný.
Příprava akce s dostatečným předstihem, pečlivá analýza potřeb, naše doporučení, volba správných on-line možností, neohroženost zákazníka i profesionální technický tým. To vše vedlo nejen k naprosté spokojenosti zákazníka, ale i k našemu nadšení, jak se akce povedla. Již dnes se těšíme na další spolupráci.
Podívejte se na detaily akce
