Ačkoli lidé dělají po celý den mnoho činností, pokusili jsme se je rozdělit do devíti typů. Šest z nich dělají společně a tři samostatně. Zatímco v minulosti byla jakákoli skupinová aktivita považována za "spolupráci", nyní víme, že lidé spolupracují různými způsoby. V tomto příspěvku představíme šest různých společných typů jednání.
Míra tvořivosti lidí je silně ovlivněna skupinovou hierarchií, psychologickou dynamikou, zdali jsou součástí skupiny/týmu/oddělení jak introverti i extroverti, ale i jejich fyzickým postavením.
Pravidelná setkání: u pravidelných setkání jde primárně o společné cíle konkrétního projektu, u kterého je potřeba spolupracovat z jednoho místa v blízkosti kolegů nebo i vzdálených účastníků. Výsledky jsou se skupinou lidí sdíleny a řešeny okamžitě. Místnost: Huddle room, Collaboration room, Videoconference room.
Board setkání: plánovaná setkání, na kterých jednotlivé skupiny sdílejí důležité informace. Setkání mohou mít různou podobu od neformálních projektů až po pečlivě naplánované nebo opakující se prezentace. Podobně různorodá je i míra a počet účastníků. Místnost: Meeting room, Boardroom.
Koordinační setkání: předcházející nebo bezprostředně naplánovaná setkání. „Předcházející“ setkání lze využít pro poslední úpravy před finální prezentací. „Následující“ setkání nabízejí příležitost prodiskutovat obsah již proběhlého meetingu. Dohodnout se na dalších krocích a zajistit, že jsou úkoly vzájemně sladěny. Místnost: Huddle room, Collaboration room, Videoconference room.
Ad-hoc setkání: představuje činnost, kdy se skupina lidí potřebuje věnovat naléhavé otázce, prodiskutovat úkoly, které je potřeba okamžitě řešit. Tým je jako celek odpovědný a společně odhodlaný úkol co nejlépe a nejrychleji dokončit. Místnost: Huddle room, Collaboration room.
Kreativní setkání: realizace mnoha neotřelých nápadů a myšlenek mezi spolupracujícími skupinami. Společné aktivity mají různý rozsah a míru zapojení od rychlého řešení problému až po několikadenní soustředění nad projektem. Aktivní angažovanost a zapojení, otevřená diskuse, sdílení digitálního obsahu a spolutvoření. Místnost: Meeting room, Collaboration room.
Setkání menšího týmu: cílená interakce mezi dvěma maximálně třemi lidmi nad konkrétním tématem. Míra aktivit se liší v závislosti na tématu a zda vzniká potřeba komunikovat i se vzdálenými účastníky. Místnost: Focus room, Huddle room.
Výše popsané místnosti a typy jednání vyhovují potřebám skupinové spolupráce či aktivnímu zapojení i vzdálených účastníků v reálném čase.
Zaměstnanci mají mít možnost sami si vybrat během pracovního dne z různých typů místností přizpůsobených pro skupinovou spolupráci. Místnosti musí vyhovovat různým scénářům práce založených na konkrétních cílech, povaze a činnostech svého osazenstva.
Nezapomínejme, že správná kombinace místností (Focus room a Huddle room) napojených na společné prostory (open space, relax zóny, společné chodby, Collaboration room, Meeting room…), vytvářejí tzv. paprskovitou architekturu inovací, která podporuje nejen společná setkávání, ale také individuální hluboké přemýšlení.
"Týmy" dnes vyžadují prostory pro efektivní sdílení digitálního obsahu.
Moderní komunikační a prezentační technologie nejsou tím, čeho bychom se měli obávat. Je to způsob vedení práce, ve které jsme neustále přerušováni, rozptylováni a bombardováni informacemi.