Projekt roku 2022 aneb jak jsme technicky zajistili české předsednictví v Radě EU
Desítky prestižních eventů, stovky tun profesionální techniky a nespočet cenných zkušeností. Podívejte se, jak AV MEDIA EVENTS v roce 2022 technicky zajišťovala nejvýznamnější akce pořádané u příležitosti předsednictví ČR v Radě EU.
Česká republika měla předsednictví v Radě Evropské unie na starost od 1. července do 31. prosince 2022, během tohoto období v Česku hostila spoustu akcí. A nám bylo ctí dodávat špičkovou techniku pro nejdůležitějších z nich.
Připravovali jsme se od roku 2019
Protože se jednalo o obrovský a neobyčejný projekt, přípravy na něj probíhaly s několikaletým předstihem. Už v roce 2019 jsme zorganizovali vzorový event pro zástupce Úřadu vlády ČR a českého ministerstva.
Naši zaměstnanci se také pravidelně školili na ovládání zařízení BOSCH. Stejně tak bylo potřeba naplánovat investice (především do zařízení značky BOSCH a tlumočnických kabin).
Náročné přípravy jsme zvládli, a tak byl náš tým na organizaci jednotlivých akcí důkladně nachystaný.
Oficiální zahájení předsednictví v Litomyšli
Hned na úvod nás čekala zátěžová zkouška – technické zajištění oficiálního zahájení předsednictví (včetně návštěvy kolegia Evropské komise). To proběhlo 1. července na zámku v Litomyšli.
Tým AV MEDIA EVENTS musel pracovat s chirurgickou přesností a opatrností, protože litomyšlský zámek patří do dědictví UNESCO, takže nepřicházelo v úvahu cokoliv poškodit. Mimo jiné bylo zakázané i lepení kabelů gafou, měli jsme omezený počet zásuvek a nesměly se používat výtahy.
Naši kolegové si ale s výzvami skvěle poradili. Na akci dodali například konferenční mikrofony BOSCH Dicentis, tlumočnické kabiny nebo ozvučení, osvětlení a kamery do jednacích místností. Postarali se také o zajištění videosignálu pro novináře či přenos simultánního tlumočení.
16 neformálních jednání ministrů
Moc nás bavilo i technické zajišťování neformálních jednání ministrů v Kongresovém centru Praha. Od 11. července do 23. září jsme jich odbavili celkem 16, přičemž jsme tyto zakázky měli potvrzené až 14 dní před začátkem předsednictví.
Dodali jsme 50 konferenčních mikrofonů BOSCH Dicentis, 15 tlumočnických kabin, ale také světla, zvuk, projekce nebo podium a zařízení pro breakout místnosti. Neformální jednání ministrů mělo na starost 30 techniků.
Nejtěžší zkouška: Prezidentský summit 2022
Jestli některý z eventů musel klapnout 100% na jedničku, byla to právě velkolepá akce
v podobě Prezidentského summitu 2022. Šlo o nejprestižnější akci v rámci českého předsednictví, proběhla 6.-7. října na Pražském hradě a chystali jsme se na ni dva a půl měsíce. Sáhli jsme si na dno sil, ale výsledek stál za to!
Instalace techniky byla náročná, mimo jiné proto, že Pražský hrad měl až do poslední chvíle před eventem vlastní agendu. Zároveň nám klient zakázku oficiálně potvrdil až 3 dny před začátkem akce, takže to byla pořádná jízda. Kromě toho náš tým musel dodržovat vysoké standardy ochranky a striktní akreditační systém.
Na Prezidentském summitu se podílely desítky lidí z AV MEDIA EVENTS, kteří zajistili více než 40 tun techniky (jednalo se o komplexní zakázku):
- 118 konferenčních mikrofonů BOSCH Dicentis
- 40 tlumočnických kabin
- zobrazovače
- zabezpečený signál
- osvětlení a ozvučení
- kamery a PTZ kamery
- P2P spojení mezi Prahou a Bruselem
- videokonference na trase Praha-Kyjev
- stanové konstrukce, pódiové platformy a elevace, koberce, elektrické generátory,
- kabelové přechody, silová a optická kabeláž, datové propojení prostor
Plenární zasedání COSAC
Nejnáročnější ze všech eventů jsme měli za sebou, ale tím pro nás práce nekončila. Ve dnech 14. a 15. listopadu tým AV MEDIA EVENTS zajistil v pražském O2 Universu Plenární zasedání COSAC.
Na akci jsme měli původně dodat 75 tlumočnických kabin, jenže po zrušení pandemických omezení klient poptávku stornoval, a tak se počet dodávaných kabin výrazně snížil pouhý měsíc před začátkem eventu. Ale i tentokrát jsme si poradili.
Pro toto plenární zasedání naši technici dále obstarali 380 mikrofonů BOSCH Dicentis, 24 tlumočnických kabin, PTZ kamery, tiskárny, streaming, LED obrazovky nebo zajistili identifikaci účastníků pomocí NFC karet.
SME Assembly aneb prestižní akce pro malé a střední podniky
V O2 Universum se konal také event SME Assembly, nejvýznamnější evropská akce pro malé a střední podniky. Probíhal od 28. do 30. listopadu a na účastníky čekaly panelové diskuze, workshopy nebo předávání ocenění.
Zatímco produkci a technickou produkci si klient zajistil sám, my jsme pro něj dodali techniku. Konkrétně se jednalo o atypickou LED obrazovku od společnosti KVANT, ozvučení a osvětlení, kamery, dekorace nebo techniku do breakout místností.
Co jsme se během předsednictví naučili
Měsíce intenzivní práce na českém předsednictví v Radě EU nám přinesly spoustu úžasných zkušeností, ze kterých budeme čerpat do budoucna. Mimo jiné jsme se naučili:
- Že je potřeba mít nachystanou i nepotvrzenou techniku, protože k řadě změn dochází na poslední chvíli.
- Počítat s tím, že může být potřeba větší proškolený technický tým (kvůli neočekáváným poptávkám a nepřítomnosti některých členů).
- Počítat s tím, že dodavatelé ne vždy dodrží termíny dodání techniky. Proto je důležité mít připravené záložní řešení.
- Že je důležité fungovat i jako konzultant, který pomáhá s plánováním a přípravou eventu.
Na závěr děkujeme celému tým AV MEDIA EVENTS, který se na eventech českého předsednictví podílel a který je i přes řadu komplikací výborně zvládl.
Stejně tak si zaslouží poděkování naši CRN partneři. Ti nám s eventy během českého předsednictví významně pomohli – od školení techniků přes pomoc s provozními záležitostmi až po propagaci na sociálních sítích.
Předsednictví ČR v radě EU
